Facturar como autónomo. ¿Cómo hacerlo?

Facturar como autónomo. El IVA y el IRPF

Para facturar como autónomo será necesario que te des de alta como autónomo en Hacienda indicando que has iniciado una actividad económica por cuenta propia.

¿Por qué debes facturar como autónomo?

Si tu cliente quiere deducir el IVA de ese bien comprado o servicio contratado necesitara una factura por lo que si quieres cobrar seguramente te la exigirá antes de  pagarte por lo que es importante que sepas facturar.

Ahora que ya sabes que necesitas facturar como autónomo para poder cobrar vamos a analizar que hace falta para facturar como autónomo y como hacerlo

¿Que tengo que hacer para poder facturar como autónomo?

Si quieres facturar como autónomo será necesario que te des de alta en el censo de empresarios profesionales y retenedores o lo que es lo mismo debes de haber comunicando a Hacienda del inicio de esa actividad.

Por lo que el alta como autónomo en Hacienda va a ser como la condición para poder facturar y si no la cumples no podrás facturar como autónomo así de fácil y es que solamente aquellas personas que realizan actividades por cuenta propia son los que emiten facturas el resto su trabajo lo cobran mediante una nomina.

Ahora que sabes que si quieres facturar es necesario darse de alta como autónomo es importante que conozcas cual es el contenido que tendrás que incluir en tu factura.

¿Una factura como autónomo que debe llevar?

Toda factura tendrá un contenido mínimo:

• La identificación del cliente
• La identificación de quien emite la factura
• Una breve descripción del producto
• Una numeración de que debe ser correlativa 
• La base imponible 
• El IVA si lo hay
• La retención si se trata de un servicio profesional.
• Ciertas menciones dependiendo del tipo de factura.

Si quieres consultar mas sobre el contenido de la factura lo puedes hacer aquí.

Que exista un contenido mínimo no significa que sea el único contenido que pueda incluirse en una factura por lo que si quieres incluir otros datos como tu numero de cuenta bancaria puedes hacerlo

No te olvides de numerar las facturas yo suelo hacerlo de esta forma 2019/1; 2019/2 ….. no puedes empezar una numeración por mes pero si por año por que hay un cambio de ejercicio.

Es muy importante que sepas los impuestos que deben incluirse en tu factura por loq ue a continuación veremos como hacer esto.

Base imponible, IVA y retención.

Lo mas importante de las facturas que hagas en tu condición de autónomo es que la cantidad que te tiene que pagar el cliente sea la correcta.

Para poder facturar correctamente vas a tener que saber diferenciar tres conceptos:

• Base Imponible
• IVA
• Retención

Base Imponible:

La base imponible refleja el precio de tus servicios es decir el precio de tus honorarios o lo que es lo mismo cuanto cuesta el servicio que estas prestando o el bien que estas vendiendo.

A veces no es tan sencillo y cuando nuestro cliente final es un particular que no es autónomo ni tiene una empresa el IVA que le cobres lo va a ver como un mayor gasto. 

En cambio cuando nuestro cliente esotro autónomo o una empresa y este ademas va a poder deducirse el IVA repercutirle el IVA es mucho mas sencillo ya que al final va a poder deducirse el IVA soportado.

La base imponible va ser la cantidad que se tome como referencia para aplicarle el % de IVA y de retención correspondiente.

Facturar como autónomo con IVA:

En algunas ocasiones el autónomo o las empresas son quienes deben de encargarse de la recaudación de impuestos, cuando un autónomo o una empresa emite una factura es una de esas ocasiones.

En esta situación los autónomos o empresas actúan como recaudadores a través de nuestras facturas para ello añadiremos el IVA al precio de nuestros servicios.

¿Cuál es el porcentaje de IVA que tendremos que aplicar a nuestros servicios?

El % de IVA aplicable podrá ser de tipo :

• General : El 21 % se aplica a la mayoría de bienes y servicios.
• Reducido: El 10% se aplica principalmente sobre productos básicos como por ejemplo la restauración , pastelería …
• Super reducido: Se trata de productos de primera necesidad como medicinas o el pan

Algunas empresas cuando actúan como proveedores de otros autónomos que se dedican a la reventa de bienes (comerciante minorista) ademas deberán de repercutirle el recargo de equivalencia a estos clientes (estos si venden a otro minorista no deberán repercutir el recargo)

Facturar como autónomo sin IVA

Actividades exentas

No existe siempre la obligación de repercutir el IVA existen actividades exentas que no deberán de repercutir el IVA son las incluidas en el  articulo 20 de la ley del IVA

Algunas de estas actividades son las enumeradas a continuación:

1. Las prestaciones de servicios y las entregas de bienes accesorias a ellas que constituyan el servicio postal universal siempre que sean realizadas por el operador u operadores que se comprometen a prestar todo o parte del mismo.
2. Los servicios de hospitalización o asistencia sanitaria.
3. Servicios de profesionales médicos o sanitarios.
4. Entregas de sangre, plasma y otros
5. Servicios de estomatólogos, odontólogos, mecánicos dentistas y protésicos dentales
6. Transporte de enfermos o heridos
7. Ciertos servicios de asistencia social.
8. La enseñanza reglada incluida las clases particulares
9. Servicios en los que existan derechos de autor.
10. Operaciones seguras y financieras como la intermediación.
11. Algunas operaciones inmobiliarias como el arrendamiento de viviendas.

Inversion del sujeto pasivo

En otras Hacienda con el fin de evitar fraudes ha optado por que sea el cliente quien se auto repercuta el IVA por lo que las facturas ira sin IVA aunque ese cliente si que declarara un IVA en su declaración.

Algunas de estas operaciones son:

1º. Los servicios intracomunitarios.
2º. Operaciones de entregas de oro sin elaborar y de productos semielaborados de oro.
3º. Entregas de gas y electricidad y de calor o de frío .
4º. Operaciones relacionadas con los materiales de recuperación .
5º. Prestaciones de servicios relativas a derechos de emisión de gases efecto invernadero.
6º. Determinadas entregas de bienes inmuebles.
7º. Determinadas ejecuciones de obras inmobiliarias.
8º. Determinadas entregas de los siguientes bienes: plata , platino y paladio; teléfonos móviles; consolas de videojuegos, ordenadores portátiles y tabletas digitales .

Exportaciones y operaciones con 3 paises

Tampoco llevan IVA las exportaciones ni los servicios realizados a personas situados en paises denominados 3 por no estar dentro del espacio de aplicación del IVA .

El Iva se aplica en toda la union europea aunque los países tienen cierta libertad para aplicar ciertas normas internas.

Ahora bien existe una serie de servicios en los que se podría aplicar una claúsula si el uso efectivo tuviese lugar en el territorio de aplicación del IVA

Algunos de esos servicios son:

a) Las cesiones y concesiones de derechos de autor, patentes, licencias, marcas de fábrica o comerciales y los demás derechos de propiedad intelectual o industrial, así como cualesquiera otros derechos similares.
b) La cesión o concesión de fondos de comercio, de exclusivas de compra o venta o del derecho a ejercer una actividad profesional.
c) Los de publicidad.
d) Los de asesoramiento, auditoría, ingeniería, gabinete de estudios, abogacía, consultores, expertos contables o fiscales y otros similares, con excepción de los comprendidos en el número 1.º del apartado Uno del artículo 70 de esta Ley.
e) Los de tratamiento de datos y el suministro de informaciones, incluidos los procedimientos y experiencias de carácter comercial.
f) Los de traducción, corrección o composición de textos, así como los prestados por intérpretes.
g) Los de seguro, reaseguro y capitalización, así como los servicios financieros, citados respectivamente por el artículo 20, apartado Uno, números 16.º y 18.º, de esta Ley, incluidos los que no estén exentos, con excepción del alquiler de cajas de seguridad.
h) Los de cesión de personal.
i) El doblaje de películas.
j) Los arrendamientos de bienes muebles corporales, con excepción de los que tengan por objeto cualquier medio de transporte y los contenedores.
k) La provisión de acceso a las redes de gas natural situadas en el territorio de la Comunidad o a cualquier red conectada a dichas redes, a la red de electricidad, de calefacción o de refrigeración, y el transporte o distribución a través de dichas redes, así como la prestación de otros servicios directamente relacionados con cualesquiera de los servicios comprendidos en esta letra.
l) Las obligaciones de no prestar, total o parcialmente, cualquiera de los servicios enunciados en este apartado.
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¿Cuándo debes de retener en tus facturas como autónomo?

Cuando realizas una actividad profesional es conveniente que indiques la retención en tu factura esta es la mejor forma de indicar la obligación de retener a tu cliente.

El cliente debe  retenerte pero es importante que quede constancia del pago realizado por el cliente para que no te suponga una perdida de dinero a la hora de hacer tu declaración.

No vamos a pensar mal y vamos a pensar que el cliente va cumplir con sus obligaciones fiscales pero en ocasiones por error o por omisión puede que se le olvide ingresar la retención  en Hacienda.

¿Que ocurre si la retención no es ingresada por tu cliente en Hacienda?

En este caso la retención no aparecerá reflejada en tus datos fiscales en el momento en que vayas a hacer tu declaración.

Entonces puedes tomar estas dos decisiones:

1. Que sea poco la diferencia entre las retenciones practicadas y las retenciones reflejadas en tus datos fiscales en cuyo caso posiblemente para evitar problemas decidas declarar lo que aparece en los datos de Hacienda.
2. Que la diferencia sea importante o que quieras cobrar tu dinero lo cual me parece correcto pero en este caso posiblemente Hacienda pida explicaciones por lo que es importante que tengas constancia de esos pagos.

¿Cuál es el tipo de retención que deberas de indicar en tu factura?

El porcentaje de retención  dependerá de si eres nuevo autónomo o si bien ya llevas tiempo ejerciendo como tal. 

Los nuevos autónomos tienen derecho a que la retención sea del 7% en vez del 15 % que es la retención que se debe realizar a un autónomo con carácter general para ello deberá de entregar un justificante al cliente para informarle de esta situación.

Si tu cliente es un particular no autónomo o bien no esta en España la factura nunca deberá de incluir retención.

Cuando alquilas un local o alquilas una maquina por ejemplo u otro bien mueble tanto para los rendimientos de capital inmobiliario como para el capital mobiliario la retención será del 19%.

Pero cuando alquilas un local no estas actuando como autónomo lo que obtienes son rendimientos del capital inmobiliario. Y en el caso de tratarse de bienes muebles o subarrendamientos del capital mobiliario.

¿Qué programa puedo utilizar para hacer una factura?

Yo llevo muchos años utilizando gestorsol , este programa es maravilloso y ademas gratuito aunque las plantillas que vienen con el programa son algo feas aquí te enseñan como adaptarlas a tu gusto

Este manual esta hecho para factusol pero gestorsol es su hermano pequeño y la forma de modificar las plantillas es la misma así que ya no tienes excusa para facturar como autónomo y mandarle facturas bonitas a tu cliente.

Ademas utilizar  un programa para facturar tiene muchas ventajas ya que podrás descargar un excel con tus facturas del trimestre lo que evitara errores humanos.

Si tu asesor fiscal es inteligente solo tendrá que transportar este excel a su sistema contable con lo cual podrás conseguir un precio mas económico que el de tu actual asesoría ya que le estarás ahorrando bastante trabajo.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas que realice como autónomo?

Tanto las facturas que emitamos como las que recibamos durante el tiempo que somos autónomos deberán de conservarse al menos 6 años al menos eso es lo que estipula el código de comercio.

Pero en la practica mucha gente las conserva solamente durante 4 años por que es el plazo de prescripción de los impuestos.

Vamos a analizar esto con detalle imaginemos que durante el ejercicio 2019  realizamos una actividad por cuenta propia, los ingresos que obtengamos de la misma van a estar sometidos a tributación IRPF, IVA si lo hay o impuesto sociedades  si por ejemplo tienes una sociedad.

Al existir impuestos cada uno de esos impuestos tiene un plazo de declaración desde el momento en que presentas la declaración Hacienda va a disponer de 4 años para poder solicitarte las facturas por lo que vamos a analizar esto por impuesto

¿Cuánto tiempo tengo que conservar las facturas como autónomo en el IVA?

Salvo que nos encontremos en el régimen simplificado del IVA lo que se hace trimestralmente son autoliquidaciones es decir se hace realmente una declaración.

En el caso de los autónomos en régimen simplificado durante lo 3 primeros trimestres lo que realizan son pagos a cuenta del IVA con lo cual el plazo empezaría a contar desde el 30 Enero.

En resumen los autónomos deberán de guardar las facturas que realicen como autónomo:

• Con carácter general 4 años desde la finalización de cada uno de los trimestres.
• En el caso de los autónomos que están en régimen simplificado 4 años pero desde el 30 de enero.

De acuerdo al IVA con guardar las facturas 5 años nos valdría.

¿Cuál es el tiempo optimo para conservar las facturas de acuerdo al IRPF?

La renta se realiza hasta el 30 de Junio con lo cual si realizamos una actividad en el 2019 las facturas que realicemos como autónomos serán las que tengamos que tener en cuenta para realizar la declaración cuyo plazo finaliza el 30 de Junio del 2020.

Lo comentado en el párrafo anterior nos va a llevar a qué vamos a tener que conservar esas facturas hasta el 1 de Julio del 2024 lo que nos llevaría a que una factura emitida el 1 de enero del 2019 va a tener que conservarse al menos 4 años y medio.

Ahora bien las facturas de bienes que son amortizados es conveniente que conservemos las facturas que recibamos como autónomos durante toda la vida útil del bien esta sera una forma de cubrirnos con Hacienda

¿Y de acuerdo al Impuesto de sociedades cual seria el tiempo?

Con el Impuesto de sociedades sucede algo muy parecido a lo que pasa con el IRPF el impuesto de sociedades se realiza el 25 de Julio por lo que el 25 de Julio del 2024 seria el plazo idóneo salvo aquellas que pudieran tener cierta implicación en declaraciones futuras.

Un plazo de 6 años que es el estipulado por el código de comercio nos parece el mas adecuado salvo en el caso de inmovilizados que yo los conservaría mientras se esten amortizando.

¿Cómo deben registrarse las facturas emitidas y recibidas?

Las facturas realizadas deberán de anotarse en la contabilidad si estamos obligados a llevarla y en los libros registros .

Los libros registros en los que anotaran los autónomos sus facturas y las que reciban se clasificaran en libros registros de :

1. Facturas emitidas
2. Facturas recibidas
3. Compras y gastos
4. Ventas e ingresos
5. Bienes de inversión.

En esta pagina podrás encontrar como se deben de llevar estos libros explicado correctamente aunque existen algunos cambios de cara al 2019 que podrás encontrar aquí