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Suplido o gasto suplido, tal vez sea la primera vez que escuchas esta palabra tal vez no. Seguramente si realizas una actividad profesional como abogado, economista , procurador o notario el termino suplido sea bastante corriente de encontrar entre tus facturas.

Si has contratado o pensado contratar alguna vez los servicios de alguno de estos profesionales posiblemente te hayas encontrado o te vayas a encontrar que entre los conceptos que se indican en su factura aparezca el concepto de suplido

¿Pero sabes que es un suplido?

suplido

¿Que es un suplido?

Los suplidos son gastos, en los que el profesional que te presta un determinado servicio ha tenido que incurrir para poder llevarlo a cabo.

La palabra «suplido» hace referencia a la acción que se lleva a cabo para realizar esta acción ya que el profesional sustituye al cliente para realizar ese pago que realmente le corresponde a su cliente.

Imaginémonos por ejemplo un asesor fiscal que presenta las cuentas anuales de sus clientes, el registro mercantil cobra una cantidad por el deposito de las cuentas anuales pero este importe no le es cobrado directamente al cliente sino que se lo cobra al asesor fiscal, como consecuencia de esto el profesional al realizar su factura debe incluir en la misma este gasto en concepto de suplido para recuperar el dinero que se le ha cobrado en nombre y por mandato de su cliente.

Por lo tanto vamos a entender como suplido:

El gasto en el que incurre el profesional para realizar su servicio, pero cuyo pago le corresponde a su cliente por lo cual es facturado en la factura que este posterior emitirá y pagara el cliente

¿Qué requisitos debe de cumplir un suplido?

Para conocer si al  realizar la factura  debemos de facturar un concepto como suplido o no deberiamos de hacernos las siguientes preguntas:

¿A quien le corresponde hacer ese pago?

¿A nombre de quien esta emitida la factura recibida?

¿Se ha realizado la acción en mandato verbal o expreso del cliente?

Es importante diferenciar entre si el gasto que hemos realizado es nuestro y por lo tanto es un gasto accesorio a nuestro servicio como por ejemplo los gastos de desplazamiento en los que incurre un profesional para poder llevar a cabo el servicio (gasto accesorio) o si bien el pago se corresponde con una tasa que va a nombre del cliente y que como nosotros estamos haciendo el servicio nos toca pagarlo aunque el que la debiera pagar es el. (suplido)

¿Cómo facturar un suplido?

Tan importante es saber que es un suplido para poder identificarlo como realizar la factura con ese gasto repercutido para poder recuperar nuestro dinero.

Lo primero que debes de saber es que el suplido no forma parte del servicio facturado sino que se trata de un pago realizado a nombre de otro lo cual va a tener como consecuencia que:

  1. Al realizar la factura no deberemos de incluir dentro de la base imponible las cantidades correspondientes a los suplidos que hayamos pagado del cliente.
  2. Como no forma parte de la base imponible de la factura tampoco se deberá repercutir IVA sobre dicha cantidad y tampoco retención.

 

Como facturar un suplido se encuentra regulado en la ley del IVA que nos indica;

articulo 78.1 de la ley del IVA

la base imponible del impuesto estará constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones sujetas al mismo procedente del destinatario o de terceras personas.

articulo 78.2 apartado 1 expone, se incluyen en el concepto de contraprestación:

  •  Los gastos de comisiones, portes y transporte, seguros, primas por prestaciones anticipadas y cualquier otro crédito efectivo a favor de quien realice la entrega o preste el servicio, derivado de la prestación principal o de las accesorias a la misma.

Esta normativa la tenemos respaldada por  la consulta vinculante  V2761-1

 

Modelo de factura con gastos suplidos

Una factura con gastos suplidos seria como la que vemos en la imagen siguiente:

facturar suplido

Si queremos realizar una factura con gastos suplidos hoy disponemos de forma online de un montón de plataformas que nos pueden facilitar la vida a la hora de facturar ya sea con gastos suplidos o bien realizar una factura normal.

Algunas plataformas que nos permiten realizar facturas son por ejemplo:

Holded Mediante esta plataforma en su plan free te permite hacer hasta 50 facturas

Programa de facturas online  como facturacloud ademas es gratis

Estoy seguro de que existen muchas plataformas similares a estas y sino siempre puedes usar un excel, incluso existe algún modelo con base de datos incorporada.

¿Cómo diferenciar un suplido de un gasto accesorio o de una provisión?

Para que el pago de un gasto pueda calificarse de suplido este debe cumplir unos requisitos específicos.

Todo aquello que no cumpla con estos requisitos nos va a obligar a si queremos meterlo en la factura lo incluyamos en la base imponible de la misma y le apliquemos los impuestos correspondientes.

.Por lo que es importante diferenciar entre el concepto de suplido y otros conceptos como gasto accesorio o provisión.

Diferencia entre gasto accesorio y suplido

Un gasto accesorio es un gasto en lo que incurre el profesional para si mismo y que es necesario para desarrollar ese servicio como por ejemplo el gasto de gasolina si necesita desplazarse o la compra de un programa especifico para usarlo es decir se hace para el profesional aunque despues pueda redundar en un mayor beneficio para ese cliente. De este tipo de gastos se hace mención en  el articulo 78.1.2 de la ley del IVA,.

Un suplido en cambio es un pago al que esta obligado a hacer el cliente para poder hacer una determinada cosa, normalmente va asociado a una tasa .

Por lo tanto son gastos accesorios aquellos en los que el profesional tiene opción a hacerlo de una forma o de otra, por ejemplo puedes gastar en gasolina pero también puedes ir en tren o puedes comer el plato del día como consecuencia de tener que desplazarte a un lugar de trabajo o bien comerte un bocadillo.

Son gastos accesorios entre otros:

– Fotocopias
– Hoteles
– Comidas
– Taxis
– Gasolina
– Billetes de transporte

Este tipo de gastos nunca podrán facturarse como

Diferencia entre provisiones y suplidos.

Las provisiones son  muy frecuentes al igual que sucede con los suplidos en las actividades profesionales de abogados, notarias, asesorías. Se tratan de cantidades que son solicitadas por adelantado y que podrán tener tratamiento de gasto suplido o mayor servicio dependiendo del uso que haga el profesional de ese dinero.

Por lo tanto se trata de cantidades que son susceptibles de poder convertirse en suplidos pero que no tienen por que obligatoriamente  ir destinados a cubrir este tipo de gastos. Si el profesional utiliza las provisiones para realizar pagos en nombre, por cuenta y por orden del cliente podrán tratarse como suplidos mientras que si se destinan a cubrir otros gastos del servicio deberán de repercutirse como mayor servicio.

¿Que obligaciones fiscales tienen los suplidos?

El realizar pagos suplidos va a conllevar al profesional a tener que conocer como van a incidir estos en sus impuestos y que obligaciones fiscales tienen que cumplir respecto a estos pagos.

Libros obligatorios.

Los profesionales que tributaran en estimación directa o en estimación directa simplificada ya que el régimen de módulos aparece vetado para estos, deberán de llevar los libros registros propios de este método de estimación. Es decir de:

  • Ventas e ingresos
  • Compras y gastos
  • Bienes de inversión

Ademas de estos libros si realizas una actividad profesional en estimación directa y recibes suplidos estarás obligado a llevar un cuarto libro de registro de las provisiones de fondos y suplidos.

El libro registro de provisiones de fondos y suplidos nos deberá proporcionar información sobre todas y cada una de las provisiones de fondos que hemos ido realizando con  nuestros clientes

Los compañeros de Gabilos nos proporcionan un modelo de libro  provisiones y fondos que podemos utilizar para anotar las provisiones y fondos que recibimos

¿Quién puede deducirse el pago suplido?.

El IRPF nos exige que para que un gasto sea deducible debe de ser necesario para realizar la actividad, y que dicho gasto además guarde una correlación con los ingresos, una persona que no tiene ingresos dificilmente va a poder deducirse un gasto.

Otro de los requisitos que nos exige el IRPF es que los gastos sean nuestros ¿te imaginas que te pudieras deducir los gastos de tu vecino?. Seguramente sabrás que esto es imposible como se te va a pasar por la cabeza deducirte un gasto que no es tuyo, pues cuando tenemos un gasto suplido pasa exactamente lo mismo se trata de un gasto que esta a nombre del cliente por lo tanto es tu cliente quien va a poder deducirse el gasto.

Si tienes dudas de si te puedes deducir ese gasto posiblemente ese gasto que pretendes meter como gasto suplido sera un gasto accesorio y no un suplido.

Los suplidos y el modelo 347

Los suplidos no se deben incluir en el modelo 347 pues en este modelo se reflejan el volumen de operaciones realizadas entre el cliente y el proveedor.

En el caso del suplido no supone otra operación realizada sino únicamente un pago realizado por nuestro proveedor a nuestro nombre por tratarse de un servicio que nos presta otra persona a nosotros, ese es el motivo de no incluirse en la citada declaración.

La contabilidad de los suplidos

El Instituto de contabilidad y auditoria de cuentas o ICAC tiene la potestad  de poder decir como una operación económica debe de reflejarse en contabilidad, ademas debe de hacerse de forma adaptada a la normativa europea y a la contabilidad internacional y ademas si así fuera necesario de desarrollar planes sectoriales para facilitar la elaboración de la contabilidad esto hace que su opinión deba de ser tenida en cuentas la hora de realizar un asiento contable.

Para realizar un asiento contable deben de participar como mínimo dos cuentas una que va al debe y otra que va al haber, el debe y el haber deben de sumar lo mismo.

Por lo que vamos a tener que analizar en que cuenta contable debemos de incluir o en otras palabras cual va a ser la cuenta contable que mejor define al pago de un suplido ya que la contrapartida ya sabemos que seguramente sea una cuenta de tesorería es decir (572) Banco, (570) caja …

La cuenta contable del suplido.

El Boicac  del 19 de diciembre del año 1994 menciona que :

Si se paga una cantidad por mandato o figura similar no debe de tener repercusión en la cuenta de resultados de la empresa, por lo que en ningún caso deberemos de utilizar una cuenta del grupo 6 o grupo 7.

Ademas se trata de una deuda que se tiene con un acreedor pero que debe de separarse de alguna forma de la cuenta de acreedores y proveedores que reflejan operaciones habituales del trafico, la cuenta mas apropiada por lo tanto parece ser alguna de las correspondientes al grupo 55X.

Contabilizar un suplido desde el punto de vista del pagador y del cliente suplantado.

Asiento contable derivado del pago del suplido

12,10(55x) consulta 1 Boicac 19/Diciembre de 1994(57x) Tesoreria12,10

 

Asiento a realizar por la prestación del servicio en el que se incluye el suplido

133,10(57x) Tesoreria(705) Prestacion de servicios100
(477) Hp Iva repercutido21
(55x) consulta 1 Boicac 19/Diciembre de 199412,10

Una vez pagado la factura por nuestro cliente por lo tanto el suplido  desaparece de la contabilidad.

B) En el supuesto de que la factura recibida estuviese a nuestro nombre el tratamiento contable será el siguiente:

 

Por el pago del suplido

102,10(62x) GASTO

(472) Hp IVA soportado

a (57x) Tesoreria12,10

 

Por la repercusión al cliente

121(57x)TESORERIAa ( 705) PRESTACION DE SERVICIOS100
    (477) HP IVA REPERCUTIDO21

 

Ejemplos de gastos suplidos

Pueden tener la consideración de gastos suplidos entre otros:

  •  Las tasas para la obtención del permiso de circulación que las autoescuelas satisfacen en nombre y por cuenta de sus alumnos.

La consulta vinculante V0280-10 nos señala que para que tales tasas tengan la consideración de gasto suplido es necesario que se trate del pago en nombre de un alumno concreto ya que si se pagan mediante un unico documento que incluye un numero determinado de tasas no va a tener la consideración de suplidos y debe formar parte de la base imponible.

  • Los pagos que los registradores de la propiedad hacen de impuestos como por ejemplo el ISD, IBI o el ITP y pagos realizados a nombre del cliente a otro profesional.
  • ltasa de seguridad aeroportuaria, que las compañías aéreas trasladen a los pasajeros por los servicios de transporte prestados como se señala en la  DGT CV 27-4-07
  • el papel timbrado utilizado por los notarios en el desarrollo de su actividad es un ejemplo de suplido notarial

 

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