Suplido. ¿Que es? ¿Como contabilizarlos?

Suplido o gasto suplido es un término jurídico con el cual nos referimos a un tipo de gasto en el que una persona normalmente un profesional sustituye a otra persona que suele coincidir con el cliente en el pago de un determinado gasto.

Al caer la carga del pago del gasto sobre una persona distinta a quien realmente ocasiona el mismo nos referimos a dicho gasto con el término de «suplido» pues existe una suplantación de la persona a la que realmente pertenece el gasto realizado.

No podemos confundir el suplido o los suplidos con otro tipo de gastos que también pueden ser accesorios al servicio realizado por el profesional pues cuando hablamos de suplido estamos hablando de un tipo de gasto muy concreto que debe de cumplir las siguientes características:

 Se trata de un gasto que no corresponde al profesional sino al cliente y que el profesional realiza a nombre por cuenta y encargo de este.

El gasto debe ejecutarse en nombre y por orden del cliente, con lo cual la factura en el que se documente el mismo también deberá de emitirse a nombre del cliente.

Solamente el gasto que cumpla estas dos condiciones va a tener la condición de gasto suplido el resto de gastos en los que incurre el profesional para poder realizar el servicio suponen un gasto necesario para el servicio, pero tienen como destinatario al propio profesional por lo que la forma en la que un suplido debe ser repercutido al cliente debe de ser diferente al del resto de otros gastos

Son suplidos los gastos que se realizan a nombre y por orden del cliente como por ejemplo el pago de una tasa administrativa.

El profesional ha realizado un pago a nombre del cliente, con lo cual el cliente tiene una deuda con ese profesional que desea recuperar su dinero la forma de hacerlo será la de emitir una factura en la que se incluyan los honorarios  más el pago de esta cantidad

¿Como incluir los gastos suplidos en la factura?

Hay que tener una cosa muy clara a la hora de hacer una factura con la inclusión del gasto suplido y es que si bien los gastos accesorios sí que forman parte del propio servicio del profesional en el caso de los suplidos sabemos que no es un gasto que nos corresponde y que además tenemos una factura o justificante del pago a nombre del cliente.

Teniendo en cuenta lo anterior realizaremos una factura de forma normal a nuestro cliente con los impuestos correspondientes y una vez realizada y calculados los impuestos añadiremos el concepto de suplidos, incluir este suplido en la base imponible utilizada para el cálculo de los impuestos hubiera supuesto una doble repercusión del impuesto sobre un mismo hecho imponible, lo único que deberá de pagarnos el cliente será el total de lo pagado.

articulo 78.1 de la ley del IVA

la base imponible del impuesto estará constituida por el importe total de la contraprestación de las operaciones sujetas al mismo procedente del destinatario o de terceras personas.

Por ejemplo imaginémonos un abogado de extranjería que ha sido contratado por un cliente para la tramitación de la nacionalidad española, para poder efectuar el trámite ha tenido que pagar 10 euros en concepto de gastos suplidos, cuando este abogado repercuta el coste de estos gastos realizara la factura siguiente teniendo en cuenta que contara con un justificante de dichos pagos a nombre del cliente.

También puede ocurrir aunque lo ideal seria que los gastos suplidos estén siempre a nombre del cliente que la factura justificante se haya emitido a nombre del profesional, igualmente a pesar de esto el profesional va a poder recuperar su dinero pero la factura a emitir va a ser algo diferente

Factura 

Servicios de Asesoría fiscal 100

Suplido                                           10

IVA                                                23,10

Total factura                          133,10

En este ejemplo sí que vamos a incluir el gasto dentro de nuestra base imponible, pero únicamente lo vamos a hacer por el importe sin IVA, puesto que de esta forma nosotros nos deduciremos el gasto a nombre del cliente y al mismo tiempo habremos repercutido el IVA al cliente llegando a una situación fiscal idéntica a la anterior en la que sí que existía una factura justificante que tenía como destinatario a nuestro client

La mejor forma de facturar un gasto suplido es tener una factura a nombre del cleinte y no incluir dentro de la base imponible este concepto.

A veces confundimos los suplidos con los gastos accesorios, pero la diferencia entre uno y otro concepto es realmente clara mientras que el gasto accesorio es  un gasto en lo que incurre el profesional para si mismo y que es necesario para desarrollar ese servicio como por ejemplo el gasto de gasolina si necesita desplazarse o la compra de un programa especifico para usarlo es decir se hace para el profesional aunque despues pueda redundar en un mayor beneficio para ese cliente. De este tipo de gastos se hace mención en  el articulo 78.1.2 de la ley del IVA,.

Un suplido en cambio es un pago al que esta obligado a hacer el cliente para poder hacer una determinada cosa, normalmente va asociado a una tasa .

Por lo tanto son gastos accesorios aquellos en los que el profesional tiene opción a hacerlo de una forma o de otra, por ejemplo puedes gastar en gasolina pero también puedes ir en tren o puedes comer el plato del día como consecuencia de tener que desplazarte a un lugar de trabajo o bien comerte un bocadillo.

Son gastos accesorios entre otros:

– Fotocopias
– Hoteles
– Comidas
– Taxis
– Gasolina
– Billetes de transporte

Este tipo de gastos nunca podrán facturarse como un gastos suplido y deben formar parte de la base imponible.

Esta normativa la tenemos respaldada por  la consulta vinculante  V2761-1

Cuando el profesional en cambio  solicite una provision al cliente, tendra que tener en cuenta que las provisiones pueden convertirse en gastos suplidos pero va a depender del destino de las mismas.

Hoy en dia facturar correctamente es muy facil con programas de facturacion como:

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Estoy seguro de que existen muchas plataformas similares a estas y sino siempre puedes usar un excel, incluso existe algún modelo con base de datos incorporada.

¿Que obligaciones fiscales tienen los suplidos?

El realizar pagos suplidos va a conllevar al profesional a tener que conocer como van a incidir estos en sus impuestos y que obligaciones fiscales tienen que cumplir respecto a estos pagos.

Libros obligatorios.

Los profesionales que tributaran en estimación directa o en estimación directa simplificada ya que el régimen de módulos aparece vetado para estos, deberán de llevar los libros registros propios de este método de estimación. Es decir de:

• Ventas e ingresos
• Compras y gastos
• Bienes de inversión

Ademas de estos libros si realizas una actividad profesional en estimación directa y recibes suplidos estarás obligado a llevar un cuarto libro de registro de las provisiones de fondos y suplidos.

El libro registro de provisiones de fondos y suplidos nos deberá proporcionar información sobre todas y cada una de las provisiones de fondos que hemos ido realizando con  nuestros clientes

Los compañeros de Gabilos nos proporcionan un modelo de libro  provisiones y fondos que podemos utilizar para anotar las provisiones y fondos que recibimos

¿Quién puede deducirse el pago suplido?.

El IRPF nos exige que para que un gasto sea deducible debe de ser necesario para realizar la actividad, y que dicho gasto además guarde una correlación con los ingresos, una persona que no tiene ingresos dificilmente va a poder deducirse un gasto.

Otro de los requisitos que nos exige el IRPF es que los gastos sean nuestros ¿te imaginas que te pudieras deducir los gastos de tu vecino?. Seguramente sabrás que esto es imposible como se te va a pasar por la cabeza deducirte un gasto que no es tuyo, pues cuando tenemos un gasto suplido pasa exactamente lo mismo se trata de un gasto que esta a nombre del cliente por lo tanto es tu cliente quien va a poder deducirse el gasto.

Si tienes dudas de si te puedes deducir ese gasto posiblemente ese gasto que pretendes meter como gasto suplido sera un gasto accesorio y no un suplido.

Los suplidos y el modelo 347

Los suplidos no se deben incluir en el modelo 347 pues en este modelo se reflejan el volumen de operaciones realizadas entre el cliente y el proveedor.

En el caso del suplido no supone otra operación realizada sino únicamente un pago realizado por nuestro proveedor a nuestro nombre por tratarse de un servicio que nos presta otra persona a nosotros, ese es el motivo de no incluirse en la citada declaración.

La contabilidad de los suplidos

El Instituto de contabilidad y auditoria de cuentas o ICAC tiene la potestad  de poder decir como una operación económica debe de reflejarse en contabilidad, ademas debe de hacerse de forma adaptada a la normativa europea y a la contabilidad internacional y ademas si así fuera necesario de desarrollar planes sectoriales para facilitar la elaboración de la contabilidad esto hace que su opinión deba de ser tenida en cuentas la hora de realizar un asiento contable.

Para realizar un asiento contable deben de participar como mínimo dos cuentas una que va al debe y otra que va al haber, el debe y el haber deben de sumar lo mismo.

Por lo que vamos a tener que analizar en que cuenta contable debemos de incluir o en otras palabras cual va a ser la cuenta contable que mejor define al pago de un suplido ya que la contrapartida ya sabemos que seguramente sea una cuenta de tesorería es decir (572) Banco, (570) caja …

La cuenta contable del suplido.

El Boicac  del 19 de diciembre del año 1994 menciona que :

Si se paga una cantidad por mandato o figura similar no debe de tener repercusión en la cuenta de resultados de la empresa, por lo que en ningún caso deberemos de utilizar una cuenta del grupo 6 o grupo 7.

Ademas se trata de una deuda que se tiene con un acreedor pero que debe de separarse de alguna forma de la cuenta de acreedores y proveedores que reflejan operaciones habituales del trafico, la cuenta mas apropiada por lo tanto parece ser alguna de las correspondientes al grupo 55X.

Contabilizar un suplido desde el punto de vista del pagador y del cliente suplantado.

Asiento contable derivado del pago del suplido

Asiento a realizar por la prestación del servicio en el que se incluye el suplido

Una vez pagado la factura por nuestro cliente por lo tanto el suplido  desaparece de la contabilidad.

B) En el supuesto de que la factura recibida estuviese a nuestro nombre el tratamiento contable será el siguiente:

Por el pago del suplido

Por la repercusión al cliente

Ejemplos de gastos suplidos

Pueden tener la consideración de gastos suplidos entre otros:

•  Las tasas para la obtención del permiso de circulación que las autoescuelas satisfacen en nombre y por cuenta de sus alumnos.

La consulta vinculante V0280-10 nos señala que para que tales tasas tengan la consideración de gasto suplido es necesario que se trate del pago en nombre de un alumno concreto ya que si se pagan mediante un unico documento que incluye un numero determinado de tasas no va a tener la consideración de suplidos y debe formar parte de la base imponible.

• Los pagos que los registradores de la propiedad hacen de impuestos como por ejemplo el ISD, IBI o el ITP y pagos realizados a nombre del cliente a otro profesional.
• la tasa de seguridad aeroportuaria, que las compañías aéreas trasladen a los pasajeros por los servicios de transporte prestados como se señala en la  DGT CV 27-4-07
• el papel timbrado utilizado por los notarios en el desarrollo de su actividad es un ejemplo de suplido notarial